Tidlig planlægning af implementeringsforløbet

Sidst opdateret: 20.09.2023

I denne første artikel i vores vejledning i implementering af Tivilo vil du finde en masse oplysninger omkring vores tidlige planlægning af implementeringsforløbet for Tivilo.

Artiklen kan indgå som en del af den tidlige forventningsafstemning omkring implementeringsforløbet således, at i ved hvad i kan forvente af implementeringsforløbet.

Fordeling af ansvarsroller

Først og fremmest er det vigtigt for os, at der er taget stilling til, hvem der har ansvar for hvad i forbindelse med implementeringen af Tivilo, men også den efterfølgende drift og vedligeholdelse af Tivilo. Dette vil også give os et tidligt overblik over hvem der skal uddannes i hvad i forhold til brugen og driften af Tivilo på jeres anlæg.

Vi har her lavet en oversigt over de forskellige roller som skal fordeles i forbindelse med implementeringsforløbet. For os er der ikke noget problem i, at flere roller tildeles den samme person, så længe vi ved hvem vi skal kontakte og arbejde sammen med undervejs i implementeringsforløbet og vi samtidig ved, at der ikke er nogle ansvarsområder som er blevet overset som kunne give problemer for driften.

Når i har fordelt disse roller må i gerne sende os kontaktoplysninger på de forskellige personer med det samme således, at vi tidligt kan kontakte disse personer hvis der er behov for det i forbindelse med implementeringsforløbet. Vi har skrevet ud fra hver rolle hvem vi ønsker kontaktoplysninger på. I skal sende kontaktoplysningerne til de følgende personers e-mails hos Tivilo:

Tivilos og vores samarbejdspartners kontaktoplysninger kan du finde på siden “Vejledning til implementering af Tivilo” hvis du ønsker at give disse til dine kollegaer/medarbejdere.

Ansvarsrollerne lyder som følger:

Øverste ansvarlige for Tivilo

Først og fremmest er det vigtigt for os at vide, hvem der har det overordnede ansvar for Tivilo systemet hos jer. Dette er vigtigt så der ikke er tvivl omkring, hvem der er leder for implementeringen af Tivilo, men også hvem der efterfølgende kan tage de store beslutninger omkring Tivilo, såsom at skifte produktlinje for Tivilo, udvide Tivilo løsningen med nyt udstyr mm.

For denne ansvarsrolle foreslår vi, at gennemgå alle artiklerne i vores “Vejledning til implementering af Tivilo“, hvilket du måske allerede er i gang med.

Superbruger(e)

Dernæst har vi brug for at vide, hvem der skal være superbruger på Tivilo systemet. Ved superbruger forstås den eller de personer som først bliver uddannet af os i denne og fremtidige versioner af Tivilo og som oftest også er dem der ved mest om Tivilo systemet og hvordan det bruges. Der kan både være én eller flere superbrugere afhængig af anlæggets størrelse og jeres ønsker. Superbrugerne kan fungere som den lokale supporter på Tivilo som kan svare på tvivlsspørgsmål i forhold til brugen af Tivilo systemet. Superbrugerne kan også have ansvaret for at formidle personalets udfordringer i brugen af Tivilo til os samt ønsker til fremtidige versioner af Tivilo.

Nogle gode kvaliteter for en superbruger at have vil være eksisterende IT kompetencer, gode kommunikative evner, bred kontakt med personalet på anlægget samt at personen er motiveret for at bruge Tivilo og finder glæde i at lære fra sig til sine kollegaer.

For superbrugere vil indholdet på de følgende sider og artikler være interessant:

Ansvarlige for uddannelse af personale og brugere

For at introduktionen af Tivilo systemet kan foregå så problemfrit som muligt har vi også brug for at vide, hvem der er ansvarlig for uddannelse af personalet på anlægget og brugerne af Tivilo systemet. Her vil det være oplagt, at én eller flere af superbrugerne nævnt tidligere vil påtage sig denne rolle.

For denne ansvarsrolle vil de følgende sider og artikler være interessant:

Når Tivilo engang i fremtiden skal opgraderes, vil vores informationer om opgradering af Tivilo i artiklen “Support og opgraderinger af Tivilo” også være interessant i forhold til at uddannelse i de nye funktioner og ændringer med den nye version af Tivilo.

Ansvarlige for udskiftning af Tivilo udstyr

Denne ansvarsrolle vil være, hvem der kan tage beslutninger om udskiftning af defekt udstyr eller mindre tilkøb af Tivilo udstyr (Eksempelvis en ekstra køretøjsenhed mm.), da det er vigtigt for os at vi ved, hvem der har lov til at bruge penge på vegne af kunden. For os kan denne ansvarsrolle gå til de samme som vedligeholder og klargøre Tivilo, så længe vi ved, hvem der har beføjelser til at tage disse beslutninger.

For denne ansvarsrolle vil denne artikel være interessant: “Drift og vedligeholdelse af Tivilo“

Daglig drift og klargøring til undervisning

Denne ansvarsrolle omhandler, hvem der har ansvaret for den daglige klargøring af systemet til undervisning. Opgaverne her omfatter optænding eller genstart af køretøjsenhederne, fastgørelse af køretøjsenheder hvis de har løsnet sig fra deres holder mm.. Hos de fleste af vores kunder har vi set, at banefolkene/mekanikerne som også klargøre køretøjerne også vil være dem der har dette ansvar, da de alligevel bruger tid på at tanke og vedligeholde køretøjerne, men at vores kunder også vælger at oplære deres instruktører/kørelærere i disse opgaver.

Vi behøver ikke kontaktoplysninger for denne rolle, så længe vi ved at, rollen er tildelt til nogen.

For denne ansvarsrolle vil denne artikel være interessant: “Drift og vedligeholdelse af Tivilo“

Kontaktperson i forhold aftaler om servicering eller opgradering af Tivilo

I forbindelse med servicering og opgradering af Tivilo systemet har vi brug for at vide, hvem vi skal kontakte for at kunne aftale hvilken dag vi skal komme og besøge jer eller foretage remote support af Tivilo. Vigtigt for os er, at personen har adgang til anlæggets kalender og kan se hvilke daglige aktiviteter der er på anlægget for, at vi kan forstyrre driften på anlægget så lidt som muligt og samtidig ikke komme en dag hvor vi har begrænset adgang til anlæggets faciliteter. Hvis anlægget har sekretærer ansat vil de være oplagte kandidater til denne ansvarsrolle.

For denne ansvarsrolle vil denne artikel være interessant: “Support og opgraderinger af Tivilo“

Adgangsgiver til anlæggets faciliteter

Den sidste ansvarsrolle vi ønsker at få tildelt vil være, hvem der kan give os adgang til anlægget.

Der kan være store forskelle på den daglige drift af anlægget fra kunde til kunde. Nogle anlæg har fast personale der altid er tilstede på anlægget med faste åbningstider og andre anlæg har mere fokus på selvbetjening med mindre personale som kommer og går alt efter om der er undervisning på anlægget i dag.

Hvis jeres anlæg fungere mere som de første eksempel, så vil der måske aldrig være problemer for os med at få adgang til anlægget inden for dets åbningstider hvor der er fast personale tilstede, hvilket i derfor blot skal informere os om.

Hvis jeres anlæg minder mere om det sidste eksempel, vil det være vigtigt for os at vide præcis hvem der kan lukke os ind på anlæggets faciliteter når vi kommer forbi for at servicere eller opgradere Tivilo. Vi har tidligere oplevet, at der har været problemer med denne ansvarsfordeling, hvilket kostede os værdifuld tid på anlægget hos kunden som vi kunne have brugt på bedre at teste Tivilo, før vi tog hjem fra kunden igen.

Hvornår kan Tivilo være klar på anlægget?

Der er mange variabler der har indflydelse på hvornår vi kan have Tivilo klar til et nyt anlæg, eksempelvis hvor stor en Tivilo-løsning i skal have sat op, hvilken produktlinje i vælger, hvilken type øvelser i ønsker i Tivilo, hvornår vi kan afholde møder omkring implementeringen med jer samt få svar på spørgsmålene i hver af artiklerne i “Vejledning til implementering af Tivilo“.

Vores tidligere erfaringer er, at hvis vores kunder er hurtige til at sætte gang i processen og besvare vores spørgsmål i forbindelse med implementeringen samt at øvelses-materialet hurtigt er klar, så kan vi have en løsning i drift i løbet af 3-4 arbejdsuger. Hvis et sideprojekt omkring udarbejdelse af øvelses-materiale skal igangsættes kan den fulde idriftsættelse af Tivilo tage et par uger ekstra til et par måneder i alt. Du kan læse mere om dette under overskrifterne “Udarbejdelse af billedillustrationer” og “Udarbejdelse af videoklip” i artiklen “Øvelser i Tivilo – Del 2: Billeder og videoer“.

I mellemtiden har vi mulighed for at idriftsætte en midlertidig Tivilo løsning uden øvelser så i stadig kan benytte alle de andre funktioner i Tivilo efter ønske.

Har i nogle ønsker til implementeringsforløbet?

Vi er selvfølgelig interesseret i, at i får den bedste oplevelse med Tivilo fra første dag systemet er i drift. Derfor er vi interesseret i at høre hvis i har nogle ønsker til implementeringsforløbet.

Dette kunne eksempelvis være hvis i ønsker at Tivilo systemet skal være klar til en begivenhed i den nærmere fremtid, hvor alle jeres instruktører/kørelærere er samlet således, at i kunne præsentere det nye Tivilo system for dem der, eller hvad i ellers kan komme i tanke om.

I forhold til ønsker til funktioner i Tivilo som ikke eksistere endnu, så prioritere vi vores kunders ønsker til funktioner højt i planlægningen af udviklingsarbejdet på den næste version af Tivilo hvis vi har mulighed for at udvikle funktionaliteten med vores nuværende ressourcer og tid. Her kan du se en liste over funktioner i Tivilo som vi har lavet på forespørgsel af vores kunder tidligere:

Spørgsmål til nye kunder

Gå tilbage til vejledningsoversigten